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Crash Course em GTD

Publicado em 2 de Novembro de 2007

"It's possible for a person to have an overhealming number of things to do and still function productively with a clear head and a positive sense of relaxed control."

David Allen in Getting Things Done

Como a maioria dos mortais, quer o admitam ou não, para mim o início de um novo ano é sempre marcado por um rodopio incessante de ideias. 2005, nesse aspecto, foi um ano igual aos outros.

Essas ideias passaram a projectos que iriam revolucionar a minha vida e trazer-me "realização profissional", "rios de dinheiro", "o amor da minha vida" e uma "saúde de ferro". Enfim, os pilares convencionais de uma “vida feliz” na sua visão mais idílica da sociedade ocidental. Escusado será dizer que a concretização do sonho foi no máximo residual, mas algo mudou…

O Sistema

Contrariamente a anos anteriores em que as ideias rapidamente se desvaneceram por falta de um enquadramento funcional que as permitisse pôr em prática, 2005 foi o ano em que lentamente (muito lentamente mesmo…) comecei adoptar o “sistema de gestão de tempo” Getting Things Done (GTD) .

Quem não conheça o GTD e olhe para a capa do livro que lhe dá forma, e ilustra este artigo, rapidamente chega à conclusão que eu aderi a uma seita evangélica ou algo similar. Sendo agnóstico convicto e muito pouco permeável a teorias de auto-ajuda, esse seria um cenário pouco provável.

Conheci o GTD através de blogs de profissionais da minha área que tinham encontrado neste sistema uma solução para problemas de organização similares aos meus. Caso não tivesse essa opinião avalizada penso que nunca teria pegado num livro que tem como sub-título How to Achieve Stress-Free Productivity...

A pedra de toque deste método consiste em libertar o cérebro do que o seu criador, David Allen, designa de open loops, que basicamente são todo o tipo de tarefas que temos de fazer no dia-a-dia e que ainda não colocámos num sistema em que confiemos. O corolário da eliminação dos open loops é uma diminuição do stress e um aumento da produtividade.

GTD Workflow

Esquema do workflow traduzido e adaptado do Getting Things Done

As 5 Fases para Dominar o Workflow

Entre os open loops e a realização concreta das tarefas existem 5 fases que apresentarei de seguida. Antes fica um “aviso à navegação”: no “papel” o sistema é um pouco massudo e por vezes difícil de compreender; apenas com a prática se percebe realmente a sua “mecânica” e mais-valias.

1ª Recolha do stuff

Recolha de todas as “coisas” que entraram no nosso "mundo psicológico ou físico" e que não pertencem ao sítio onde se encontram e para as quais ainda não definimos um resultado desejável nem a próxima acção a empreender (ex: ideias, emais, facturas, etc.).

2ª Processamento dos itens recolhidos.

Definir cada um dos itens e decidir se estes são accionáveis e agir em conformidade.

Se um item não for accionável nesse momento, poderá ter três destinos diferentes:

  • Ser deitado fora, caso não seja necessário.
  • Posto em "incubação", caso possa ser accionável no futuro.
  • Arquivado num sistema de materiais de referência.

Caso seja accionável é necessário responder a duas questões:

  • Qual o projecto em que se insere?
  • Qual é a próxima acção necessária?

Após ser definida essa acção, existem três opções:

  • Fazê-la (caso o tempo de execução seja inferior a dois minutos).
  • Delega-la (caso o tempo de execução seja superior a dois minutos devemos questionar-nos se somos mesmo a pessoa para fazer essa acção, caso não sejamos devemos delega-la).
  • Deferi-la (caso a acção demore mais de dois minutos a executar, e sejamos a pessoa indicada a fazê-la, devemos deferi-la para a fazer noutra altura).

3ª A Organização objectiva das decisões tomadas no Processamento.

Pessoalmente não faço uma separação rígida entre estas duas fases, e faço o processamento e organização dos itens de forma contínua.

Já expliquei as opções a tomar com os itens não accionáveis, para gerir os itens accionáveis é necessária uma lista de projectos, um sistema de materiais de referência, um calendário, uma lista de "lembretes" (destesto esta palavra) das próximas acções e uma lista de "lembretes" (mas detesto mesmo!) sobre as "coisas" de que estamos à espera para poder tomar decisões.

4ª Revisão

A revisão cíclica do sistema garante o grau de confiança que podemos ter nele e é fundamental ao seu sucesso.

5ª A Execução das tarefas

O objectivo do método. Uma boa implementação do sistema facilita a escolha das tarefas mais adequadas a cada contexto espacial e temporal.

Próxima Acção

"A journey of a thousand miles begins with a single step."

Confucius

 Próxima Acção

O princípio da próxima acção é simultaneamente o trigger do método e o boost que lhe confere a dinâmica.

A ideia é dividir um projecto (tudo o que seja mais do que uma acção / tarefa é considerado um projecto) em várias acções físicas, estando sempre identificada a próxima acção a empreender.

Um projecto, por maior e mais complexo que seja, nunca é pensado como uma tarefa hercúlea, impossível de alcançar, mas sim como um conjunto de pequenas tarefas que se vão realizando pouco a pouco.

O pensar um projecto como um conjunto de acções / tarefas sequenciais foi fundamental para vencer a inércia em relação a alguns dos projectos em que trabalho presentemente ou que finalizei nos últimos dois anos e meio. É lógico que já aplicava este princípio na organização das partes estruturantes de "grandes projectos" antes de aderir ao GTD, mas é o levar deste conceito ao extremo e aplica-lo a todo o tipo de projectos que faz a diferença.

“Ferramentas”

GTD é agnóstico em relação ao hardware e software que usamos para o implementar, pessoalmente, e como sou utilizador de Mac, uso o OmniFocus (ainda em alpha privada) e o Quicksilver para a gestão de listas de projectos e próximas acções, e o iCal como calendário, mas quem usar outras plataformas, ou não gostar destas ferramentas encontra uma vasta panóplia de alternativas (Hipster PDA , GTDTiddlyWiki, GTDGmail, etc.).

Implementação

Como qualquer sistema, seja ele de que natureza for, o GTD deve ser interpretado com um espírito crítico aguçado e algum humor. Aconselho que tenham essa postura desde a implementação, adaptando o sistema ao vosso estilo de vida e não o contrário.

O sistema que implementei está longe de ser um cópia fiel do que David Allen propõe, até porque o GTD é manifestamente mais orientado para executivos do que para profissionais criativos. Para além disso, jamais teria paciência para fazer o setup do sistema da forma que é sugerida no livro, i.e., dois dias seguidos de labuta intensa, sem distracções. Estando permanentemente em "modo multi-tarefa", por mais que me digam que tal não é produtivo, e sendo avesso a tarefas repetitivas, associo a ideia desses dois dias seguidos a implementar o método a uma linha de montagem a executar a mesma tarefa vezes sem conta…

A integração do GTD no meu dia-a-dia foi gradual e com múltiplos recuos e adaptações ao contexto específico da minha actividade pessoal e profissional.

Por exemplo, a revisão semanal do sistema é fundamental para garantir o seu bom funcionamento. Normalmente o período temporal em que teria mais disponibilidade para realizar esta revisão seria entre sexta à noite e sábado de manhã, mas como conciliar a revisão com a cabeça pesada depois de uma noite de copos com os amigos?! Aqui entra o famoso desenrascanço que nos caracteriza e acabo por fazer uma revisão apenas aos projectos mais importantes para a semana seguinte.

Dependência

comprimidos

Para além do necessário ajustamento do método ao estilo de vida de cada um, aconselho vivamente que o questionem a cada momento, e não o aceitem acriticamente. Quero com isto dizer que o GTD existe para nos ajudar na nossa organização e gestão de tempo e não para nos tornar fanáticos da produtividade, e passarmos mais tempo a planear minuciosamente os projectos que temos em mão do que a trabalhar neles.

As teorias da produtividade são viciantes, e é necessário questionar continuamente se o tempo que "perdermos" com elas nos dá mais-valias reais ao nosso dia-a-dia.

Síntese

O GTD é um sistema que pode ter um papel significativo no aumento da produtividade, mas a sua utilização deve ser ponderada com uma grande dose de bom senso.

No meu caso, conjuntamente com a minha conversão a Mac, foi um dos pilares da minha produtividade ter aumentado exponencialmente nos últimos dois anos e meio.

Experimentem!

Links Úteis

Update: Após a publicação deste artigo o David Allen fez uma apresentação no Google que é uma excelente introdução ao GTD.

9 Comentários | Comentar

Eu sou muito céptico em relação a “filosofias” de organização pessoal que exigem métodos rigorosos com alguma “carga” cognitiva.
De qualquer forma, se incorporamos – tal como disseste – alguns destes princípios ou métodos torna-se mais fácil gerir as nossas tarefas. Como utilizador de Mac também estou a usar o Omnifocus numa abordagem muito pessoal… mas tem dados os seus resultados!

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Bruno
3 de Novembro de 2007
22h:06m

Já tentei organizar-me melhor, mas o grande problema com estes sistemas é que implicam que praticamente se mude a maneira portuguesa de trabalhar. O facto de trabalhar na criatividade tambem nao ajuda, é como dizes: ter 2 dias concentrados numa tarefa só é raro…
Mas parece-me interessante que chegue para tentar..

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Perdido
4 de Novembro de 2007
08h:48m

@Bruno

É tudo uma questão de custo/benefício e de adaptação dos métodos às pessoas e não das pessoas aos métodos. Até porque o que resulta com algumas pessoas não quer dizer que resulte com todas. Trabalhamos lado a lado e não me parece que tenhamos diferenças significativas na “qualidade” da nossa organização pessoal. O que não implica que eu tenha desistido de te “evangelizar” para a “causa” do GTD ;-) .

@Perdido

Um conselho: em vez de pensares na adopção do sistema como um todo, pensa antes no que poderia melhorar na tua organização pessoal com a adopção de uma ou outra das “práticas” recomendadas. Vai acrescentando e adaptando gradualmente estas “práticas” e no final acabarás com um sistema baseado no GTD, mas ajustado ao teu perfil pessoal.

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Gustavo Pimenta
4 de Novembro de 2007
09h:48m

Olá Gustavo!

Dizem do Inferno estar cheio de boas intenções e essa é mesmo uma. Sua e de cada um de nós cada vez que se enche de energia para “se” organizar.

Na prática acaba por ser uma questão de dias até darmos conta que voltámos a fazer como sempre fizeramos.

Acho que só lá iria com o PT.

fernando

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fernando
5 de Novembro de 2007
19h:54m

@fernando

Eu também pensava como tu até que vi “a luz”… Agora fora de brincadeiras. Como respondi ao Bruno, alguns de nós têm mais perfil para adoptar estes métodos do que outros. O GTD exige mesmo alguma “disciplina”. Por essa razão não o aconselho a quem não esteja disposto a alguns “sacrifícios”.

No entanto, mesmo não adoptando o sistema no “seu todo”, algumas das suas partes constituintes por si só podem trazer melhorias significativas de produtividade.

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Gustavo Pimenta
6 de Novembro de 2007
08h:26m

[...] Penso que a principal razão desta mudança foi ter começado a utilizar um método de organização pessoal (Getting Things Done), de que já falei noutro artigo. [...]

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Ano Novo, Vida Nova? | guspim.net
30 de Dezembro de 2007
17h:23m

[...] David Allen, criador do Getting Things Done (GTD), de que falei aqui anteriormente, fez uma apresentação no Google há alguns meses atrás que é uma excelente [...]

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Aprende GTD em 45 minutos! | guspim.net
15 de Janeiro de 2007
18h:18m

Ótima abordagem sobre o método gtd… eu tava procurando mesmo uma explicação assim mais breve… gostei da forma como se expressou… parecia que estava conversando diretamente e me explanando… Bjos!!!

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Lis
16 de Maio de 2007
16h:23m

@lis

Obrigado, esse estilo de escrita é exactmente o que penso resultar melhor num blog :-)

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Gustavo Pimenta
16 de Maio de 2007
16h:44m

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