Como sabem, tive o privilégio de fazer parte da equipa que criou o Survs e o projectou para um sucesso estrondoso, expresso no crescimento exponencial da sua base de utilizadores e na aclamação em uníssono da crítica especializada. Em Novembro do ano passado decidi que era tempo de abraçar outros desafios. Para muitos parecerá uma opção estranha; para mim é algo de natural.

O sonho de fundar uma startup é hoje cada vez mais vulgar, e eu aconselho vivamente a experiência: muito do que sou hoje profissionalmente devo à fantástica aventura que foi a Enough Pepper.

Contudo, contrariamente a muitos sonhadores que se queixam de intermináveis horas passadas num qualquer cubículo cinzento a trabalhar para um patrão austero e pardacento, eu tenho um emprego das “9 as 5” (só no papel) que me dá um gozo incrível. Mesmo.

Desde que o Técnico me abriu as portas, depois de ter optado por deixar o Millennium bcp, cresci imenso ao lado de uma equipa fantástica com uma capacidade de renovação e readaptação impressionantes. Não me recordo de um dia que não vá trabalhar com um sorriso estampado nos lábios.

Acontece que, com projectos cada vez mais interessantes, e com as responsabilidades acrescidas que fui tendo, comecei gradualmente a ter mais prazer no meu trabalho diurno – Técnico – do que nocturno – Survs. E acreditem que o Survs era tudo menos um sacrifício.

E os constrangimentos inerentes a qualquer sector da função pública perguntarão vocês? Adoro-os. Não há nada que me dê mais gozo do que obstáculos para ultrapassar. Está-me no sangue. Mais, detesto o discurso derrotista de sindicalistas e afins que se preocupam mais em choramingar do que em reinventar o sistema por dentro. Nunca posso prever o dia de amanhã, nem sei se ficarei para sempre na função pública, mas posso garantir-vos que muito do que ouvem são realidades distorcidas daqueles que preferem a inércia à acção.

Acresce que tenho uma quase obsessão pelo estudo e optimização de métodos de trabalho. Ao longo dos anos, de certa forma inconscientemente, fui desenvolvendo uma framework – com base em princípios de gestão, experiência de utilização e métodos de produtividade – que me permite questionar e optimizar workflows dos mais diversos tipos. E que melhor palco para pôr em prática esta abordagem que uma instituição pública do ensino superior português?

De momento estou dedicado a um dos mais estimulantes desafios da minha vida, a coordenação da Área de Ligação ao Utilizador da Direcção de Informática do Instituto Superior Técnico. Para além do Núcleo de Multimédia e e-Learning, de que assumi a coordenação desde o início de 2010, tenho também agora sob a minha alçada o Núcleo de Suporte ao Utilizador e o Núcleo de Microinformática.

Para mim esta situação é ouro sobre azul: não só é plena de constrangimentos como eu tanto gosto, como centra-se numa área que há muito me fascina e que sobre a qual muito aprendi com a experiência do Survs, o apoio ao utilizador.

Não vos vou maçar com pormenores, mas no fundo o desafio é criar uma cultura de serviço ao utilizador numa escola de engenheiros. Pior (eu diria melhor), na Direcção de Serviços de Informática, conhecida (injustamente) por ser um “antro de geeks” com pouca apetência para o contacto com o público.

Não se esqueçam, no entanto, que eu falei de desafios, no plural… Vou começar a aceitar, muito criteriosamente, trabalhos de consultoria em colaboração com alguns dos profissionais que mais admiro. Terão é que esperar pelo renascer deste espaço para conhecerem melhor o tipo de projectos em que me pretendo envolver…

Descobri o OmmWriter a semana passada algures no Twitter e, acreditem no que vos digo, foi amor ao primeiro teclar.

A Herraiz Soto & Co, que produziu esta preciosidade, apresenta o OmmWriter como um processador de texto que acredita no prazer da escrita, reivindicando uma relação íntima entre escritor e o “papel” onde escreve.

Esta abordagem minimalista assenta como uma luva à tal necessidade de concentração de que vos falei no post anterior. Quando abrimos o OmmWriter entramos num mundo à parte onde só nos resta uma coisa: escrever, escrever, escrever, …

Sempre tive uma dificuldade de concentração absurda, distraio-me com tudo e se não houver nada para me distrair distraio-me com a própria ausência de distracções. Agora imaginem esta cabeça difusa a laborar no admirável mundo das novas tecnologias… Facebook, Twitter, Youtube, feeds rss, e mais um par de botas, todos as gritar na minha cabeça “escolhe-me a mim, escolhe-me a mim”… Não é fácil!

Para resolver os problemas dos “tempos modernos”, nada como recorrer à sabedoria popular. Todos conhecem o velho truque de acenar com uma cenoura à frente de um burro para ele andar, certo? Eu sou o burro desta versão da história, mas terão que ler o parágrafo seguinte para conhecer a cenoura.

Desde há muito que sigo uma técnica de produtividade baseada na lógica trabalho/recompensa. E o que é que isto quer dizer? É simples, defino períodos de tempo em que apenas me foco numa única tarefa, evitando qualquer tipo de distracção; no final desse tempo “tenho direito” a fazer um intervalo “livre de sentimentos de culpa” onde estou “autorizado” a perde-me nas actividades lúdicas que me apetecer (está apresentada a cenoura).

Para quem não sofre de problemas de concentração esta técnica poderá parecer quase um exercício de auto-flagelação, mas para o resto de nós, susceptíveis de nos distrairmos ao mínimo estimulo, é o enquadramento perfeito para aumentar a produtividade.

De um momento para o outro surgiram inúmeras referências na Web a esta técnica, apelidando-a de Pomodoro Technique™. Não querendo desacreditar a ideia de que foi um tal de Francesco Cirillo que a formalizou e nomeou, parece-me um pouco abusivo atribuir-lhe a autoria de uma prática que não só era certamente usada, mais ou menos formalmente, por outros que o antecederam, como também é referida em vários “manuais” de produtividade.

Poderá argumentar-se que a Pomodoro Technique™ (reparem que tem trademark e tudo), é mais do que o princípio nuclear que descrevi, mas no fundo o que lhe garante eficácia é esse mesmo princípio.

Autorias à parte, há uma enorme vantagem neste hype em torno do Pomodoro, é que têm surgido uma série de ferramentas extremamente úteis para a pôr em prática, das quais destaco o Pomodoro Desktop e o focus booster.

Fica aqui a sugestão para que assumam o papel de burro por inteiro, mas sempre com algum cuidado para perceberem que apenas estão a representar uma personagem. Esqueçam-se dela naqueles dias em que estão tão envolvidos no que estão a fazer que é preciso vir alguém arrancar-vos da cadeira para pararem :-).

Já vos falei dos enormes benefícios das power naps, é chegada a altura de vos dar algumas dicas práticas para conseguirem dormir uma destas “novas sestas”:

1. Evitem bebidas com cafeína e outros estimulantes nas horas precedentes.
2. Escolham um local onde se sintam confortáveis (tenham especial atenção à temperatura).
3. Tentem libertar a cabeça de todos os assuntos que vos preocupam.
4. Reduzam ao máximo as hipóteses de distracção (desligar telemóvel, avisar quem vos rodeia que não querem ser perturbados, etc.).
5. Se um ambiente de completa escuridão for importante para vocês (para mim é), usem uma “venda” que vede completamente a entrada de luz.
6. Posicionem-se de barriga para cima, pois assim é mais fácil descontraírem.
7. Ouçam música calma caso isso vos facilite o sono, de preferência vocacionada para meditação ou inspirada em música com esse fim. Há quem prefira o som de uma voz.
8. Não evitem pensar nos assuntos que vos vêm à cabeça; simplesmente deixem-nos fluir sem nunca se reterem muito tempo no mesmo.
9. Foquem-se na respiração, ou melhor no que sentem quando o ar entra e sai do vosso corpo.
10. Coloquem um alarme para que sejam acordados quando o tempo da sesta terminar. Senão correm o risco de dormir muito mais tempo do que o planeado e acordarem “meio grogues”.
11. Depois de acordarem, recuperem lentamente do estado de sonolência em que se encontram (2 a 3 minutos) e logo de seguida refresquem a cara com água fria.
12. Tentem repetir a sesta diariamente à mesma hora. Está comprovado que a “nap zone” (altura em que é mais fácil adormecer) é entre as 14 e as 16 horas. Mas se para vocês (tal como para mim) não for possível fazê-lo a essa hora não hesitem em escolher uma da vossa conveniência.

Dica bónus… Pzizz!

A minha iniciação às power naps foi feita com o Pzizz, e apesar de hoje nem sempre recorrer a este software, posso afirmar sem sombra de dúvidas que o Pzizz é “meio caminho andado” para uma boa sesta.

Mas o que é o Pzizz? O Pzizz é um software que gera “bandas sonoras” compostas por um conjunto de sons misturados aleatoriamente com o propósito de nos ajudar a recuperar energia.

Bem, o que está por detrás do conceito é um pouco mais complexo e envolve programação neurolinguística e mais uns quantos palavrões assustadores. Felizmente tenho o Leo Laporte aqui à mão para vos fazer uma introdução ao Pzizz:

Síntese

Cada pessoa tem o seu ritual para dormir uma power nap, por isso a ideia é irem tentando até encontrarem o vosso equilíbrio.

Mesmo que custe um pouco até conseguirem, lembrem-se sempre da recompensa que vos espera no final: melhoria da saúde, produtividade e criatividade. E a única coisa que têm que fazer é dormir. Será pedir muito? ;-)

O que tinham em comum Leonardo da Vinci, Albert Einestein, Winston Churchill, Johannes Brahms e muitas outras grandes mentes que a humanidade conheceu? Todos gostavam de dormir uma boa sesta.

Este facto poderá parecer estranho a quem associe a sesta a uma atitude de preguiça ou desleixo, mas não para o crescente número de empresas (Nike, IDEO, Deloitte Consulting, Union Pacific, …) que incentivam os seus trabalhadores a dormir durante o seu período de trabalho, criando mesmo espaços para o efeito. Serão Benfeitoras? Não, nada disso. Elas sabem que estão a proteger os seus próprios interesses…

Os estudos científicos que comprovam os inúmeros benefícios desta prática sucedem-se, sendo hoje difícil encontrar algum cientista que contradiga as suas virtudes.

Calma, não se atirem já para o sofá mais próximo rumo ao mundo dos sonhos. Para tirarem o máximo partido destas “sestas modernas” (as power naps) é preciso conhecer algumas “regras”.

Mas antes de explicar o que é uma power nap vou contar-vos porque aderi a esta “onda” e quais foram os resultados.

Em busca do sono perdido…

Sempre fui uma “vítima” da insónia. Em certas alturas associei essa situação a uma infância turbulenta, noutras a abusos de uma “juventude experimentalista”. Fosse qual fosse a causa, nunca tive um sono regular.

O problema agravou-se quando comecei a desenvolver os vários projectos da Enough Pepper, continuando a trabalhar simultaneamente no Técnico.

Quando se tem de fazer “jornadas de trabalho” de 12 a 16 horas não existe grande margem para compensações de noites mal dormidas, nem para dias menos produtivos.

Há quem recorra a café ou a bebidas energéticas (em grande parte também ricas em cafeína) para manter o ritmo. Mas, infelizmente, sou hiper-sensível a cafeína; daqueles de ficar acordado se beber duas coca-colas ao jantar.

O chá verde costuma dar-me uma “pica” mais controlada, apesar de também ter cafeína (ou teína se preferirem). Contudo, sendo um dos meus “estimulantes” predilectos, em nada substitui uma noite bem dormida.

Face a este cenário, como conseguir um bom ritmo de trabalho durante horas a fio mesmo após noites com muitas claras? E como contornar o cansaço daí resultante? Talvez dormir sobre o assunto…

Quando ouvi falar das power naps torci logo o nariz, mas havia demasiadas vozes credíveis a apontar-me essa direcção…

O resultado? Assim de repente, e só falando dos efeitos mais visíveis: sono mais regular, menos stress e aumento exponencial da produtividade. E não, não estou a fabular.

Já vos despertei a curiosidade?! Então chega a altura de explicar um pouco melhor em que consiste este elixir dos tempos modernos.

O que são as power naps?

Para começar, afastem-se da ideia de “siesta latina”, caracterizada por pausas sem tempo fixo. Estamos a falar de algo diferente. Bem diferente.

O termo power nap foi cunhado por James Maas (professor de psicologia na Cornell University) no livro Power Sleep, onde afastava a sesta da sua associação à indolência e a legitimava, considerando-a positiva para qualquer pessoa com uma vida muito activa.

Muitos estudos viriam apoiar esta ideia, sendo que, regra geral, defendem que as power naps com a duração entre 10 e 30 minutos são as mais proveitosas para quem queira retemperar forças a meio do dia.

Dormir mais tempo leva-nos a fases mais profundas do sono das quais é mais difícil acordar. Estas sestas de maior duração não devem, no entanto, ser menosprezadas, principalmente na compensação de noites mal dormidas.

Por esta altura muitos de vocês, principalmente os de sono mais difícil, devem estar a pensar que é praticamente impossível deitarem-se e adormecerem logo de imediato num sono profundo por cerca de 20 a 30 minutos. E têm razão para isso.

Há quem adormeça como uma pedra, mas também há quem entre numa espécie de meditação, onde os pensamentos fluem sem nunca nos concentrarmos muito tempo no mesmo assunto.

É frequente que estes estados de meditação, em que nem estamos a dormir nem estamos acordados, acabem por conduzir ao sono.

Eu por vezes adormeço, outras vezes não, porém o resultado é sempre o mesmo: “acordo” revigorado e pronto para mais umas horas de trabalho.

Para que servem as power naps?

As sestas têm sido objecto do estudo científico há décadas, e, apesar de um ou outro ponto ser mais controverso, já existem provas sólidas dos seguintes benefícios:

1. Menos stress
2. Aumento do estado de alerta e da produtividade
3. Melhoria da memória e da capacidade de aprendizagem
4. Melhor coração
5. Aumento do funcionamento cognitivo
6. Maior motivação para o exercício
7. Aumento da criatividade
8. Minimizar dos efeitos das insónias
9. Protecção contra estados de sonolência
10. Melhor saúde em geral

Impressionante, não é? Face a uma lista destas só um louco é que não dormiria uma sesta de vez em quando.

Conclusão

Perceberam bem o que vos disse? Eu simplifico: podem melhorar a vossa saúde, produtividade e criatividade não fazendo absolutamente nada… Apenas dormindo sobre o assunto ;-)!

E o que é que vos fica a faltar para experimentar? Umas dicas rápidas sobre como dormir uma sesta (sim, há alguma “ciência” no acto em si). Esse será o tema de um próximo artigo…

Sabendo que tenho uns meses de trabalho intenso à espreita com o avizinhar do lançamento da aplicação Web de inquéritos a que me dediquei de corpo e alma nos últimos tempos, resolvi fazer uma jornada de ócio para limpar a cabeça e me preparar para o esforço final.

A decisão não poderia ter sido melhor, com a força anímica completamente recuperada, o trabalho tem sido mais produtivo do que nunca. Acho que finalmente voltei a perceber que às vezes é preciso parar…

Deixo-vos aqui algumas linhas sobre o caminho traçado, que poderão servir de inspiração a quem procure uma sugestão para um fim-de-semana bem passado ou para uma boa refeição.

Alentejo

Alentejo (Fotografia de Ricardo Machado)

Ao fim de uma longa ausência voltei à região de Portugal onde sempre me senti melhor: o Alentejo.

O local escolhido foi a Herdade do Reguenguinho no Cercal, e a escolha não podia ter sido melhor pois a Susana recebe os hóspedes com uma simpatia tal que imediatamente esquecemos as teias de assuntos do dia-a-dia e nos envolvemos numa calma contínua e relaxante.

Não deu para passear muito porque o tempo não ajudou à festa, mas no contexto em que estava isso foi um pormenor de importância menor. Ficámo-nos por uma ronha constante e por umas belas refeições na Praia de Morgavel.

Ia com uma recomendação insuspeita para experimentar o restaurante Trinca Espinhas, mas o alerta da Susana para um serviço menos convidativo e o facto de não se poder fumar levaram a uma súbita mudança de planos para o vizinho Arte e Sal.

Bastou irmos uma vez para decidirmos que esse seria o nosso poiso para as aventuras gastronómicas. Confesso que o peixe, apesar de fresco, não me impressionou por aí além, mas um restaurante é muito mais do que a comida que serve.

A simpatia de dono e empregados, que nos fez sentir imediatamente como “pessoas da casa”, cativou-nos mal entrámos. Esse foi o factor preponderante que levava o carro a entrar em auto-piloto cada vez que a fome apertava ao final da tarde.

Quanto à comida, mais do que os pratos principais, fiquei seduzido por uma entrada, gambas com alho, um acompanhamento, migas de espigos, e uma sobremesa, a melhor mousse de chocolate que comi até hoje.

Mais ócio

De regresso a Lisboa, quase sem tempo para desfazer as malas da incursão à Costa Vicentina, o início deste mês foi marcado por uma maratona gastronómica de três dias com destinos e contextos bem diferentes.

Quinta-feira, a pretexto de conhecer uns amigos da Maggy, um regresso há muito esperado ao restaurante japonês Aya, nas Twin Towers.

A festa de sabores, partilhada por 6 convivas, foi intensa. Três entradas: ostras panadas (nunca tinha experimentado, mas certamente vou repetir), temaki de salmão e sopa e miso. Seguiu-se um super barco carregado de sushi e sashimi que acabou por ser comido em simultâneo com uma carne qualquer cujo nome e proveniência confesso não me recordar. Tudo irrepreensível.

O único problema do Aya é o preço, mas felizmente agora existe uma alternativa bem credível. O sr. Zé, ex-cozinheiro do Aya, abriu o restaurante Mayumi, ao lado do Centro Comercial São João de Deus, que imediatamente entrou para a minha top list.

Com um preço muito mais convidativo – quinze euros chegam para degustar uma refeição completa à base de sashimi – este pequeno restaurante, sem grandes preocupações ao nível da decoração, é de longe a melhor alternativa qualidade / preço que conheço para comer sushi e sashimi na capital. Como bónus ainda temos a boa disposição e humor aguçado do Sr. Zé que contribuem decisivamente para o prazer do repasto.

Sexta-feira, num jantar com colegas do secundário, voltei a uma descoberta recente, mas muito apreciada: o restaurante Senhora Mãe.

A qualidade da comida continua excelente, recomendo vivamente o rosbife e o sorvet de tangerina e limão , mas infelizmente já não existe o luxo que era ter o restaurante só para “nós” que se verificava quando o Senhora Mãe era menos conhecido. Confesso que jantar ladeado por despedidas de solteira e turistas não é bem o meu ambiente preferido… Talvez durante a semana se consiga reviver o encanto inicial…

A seguir dei um salto ao Bairro Alto para rever os amigos a quem chamo família, a que se seguiu uma visita ao Lux para um curto pé de dança. Outrora boémio convicto, actualmente as noites para mim apenas fazem sentido pelos amigos. O que é mais do que um excelente motivo para voltar.

Sábado… Bem, sábado voltei ao templo do peixe fresco: o restaurante As Furnas, na Ericeira. Não hesitem, se querem provar o mar este é o sítio indicado. Desta vez ainda tive a sorte de ter um cicerone de luxo. Não poderia estar em melhores mãos. Não escolhi nada, limitei-me à degustação.

Então vejam bem o tratamento VIP dado ao paladar… Começámos por percebes, seguidos de umas amêijoas à bolhão pato de cair para o lado e por camarões tigre com uma carne certamente abençoada por alguma entidade divina. Para prato principal foi escolhido um imponente robalo que se estivesse mais fresco fugiria do prato rumo ao mar que rodeia o restaurante. Para terminar uma tarte de maçã com uma bola de gelado que só por si justificava uma visita ao tempo. Tudo regado por um Quinta do Carmo 2002 tinto que dispensa qualquer descrição. Sim, mesmo com peixe dificilmente quebro a minha lealdade ao tinto.

O regresso à labuta

Estou agora de regresso a um ritmo de trabalho intenso, pautado pelo intercalar entre o trabalho diurno no técnico e o nocturno e de fins-de-semana na aplicação de inquéritos. A diferença? A produtividade aumentou consideravelmente depois do reset feito à cabeça.

Getting Things Done

O David Allen, criador do Getting Things Done (GTD), de que falei aqui anteriormente, fez uma apresentação no Google há alguns meses que é uma excelente introdução a este sistema de gestão de tempo.

Em apenas 45 minutos qualquer pessoa aprende os princípios base do GTD, transmitidos de forma simples e focada em problemas reais, e rapidamente percebe se tem perfil para o adoptar ou não.

Para além do interesse da apresentação em si, é também um bom exemplo de como manter o interesse do público do princípio ao fim sem recurso a grandes artifícios técnicos.

Fica aqui o vídeo da apresentação.

Aproveitei e fiz um update ao artigo Crash Course em GTD com este vídeo.

Por esta altura do ano muitos de nós fazemos um balanço pessoal, profissional e social do ano que termina e pensamos no que queremos mudar no ano seguinte.

Estas resoluções são supostas serem postas em prática no primeiro dia do ano e terminadas quando o objectivo delineado for cumprido.

Entre as resoluções mais comuns encontramos as seguintes:

• Perder peso.
• Ficar em boa forma física.
• Deixar de fumar.
• Beber menos.
• Ter uma alimentação mais equilibrada.
• Reduzir o stress.
• Mudar de emprego.
• Poupar dinheiro.
• Pagar uma dívida.
• Fazer uma viagem.

Fizeram este exercício o ano passado? Se sim, quantos desses objectivos foram efectivamente alcançados? Se forem como o comum dos mortais, provavelmente poucos…

Não difiro da generalidade das pessoas nesta matéria. Tenho por hábito fazer um balanço anual do ano que finda e planear o que pretendo mudar/atingir no ano seguinte.

No entanto, nos últimos anos tenho vindo a conseguir concretizar cada vez mais resoluções de início de ano, assim como outro tipo de objectivos.

Penso que a principal razão desta mudança foi ter começado a utilizar um método de organização pessoal (Getting Things Done), de que já falei noutro artigo.

O mais importante não é o método escolhido, mas sim ter-se uma abordagem racional às metas que se traça. Saber diagnosticar o que se quer mudar e delinear os caminhos mais indicados para o conseguir.

Deixo-vos, aqui, um apanhado de artigos sobre esta matéria, que certamente vos ajudarão a pensar as resoluções de início de ano sobre um novo prisma:

• 20 Questions to Help You Reflect the Past Year
• 8 Ways to Achieve Success in 2008
• 14 Tips For Resolutions That Stick in the New Year
• How to Use a Todo List to Make 2008 Your Best Year Ever
• 6 Guilt-Free Steps To Review Your New Year Resolutions
• Twelve tips for keeping your resolutions after the zeal of 1/1/08 has worn off.
• 7 Essential Tips to Make 2008 Your Best Year Ever
• Resolution Makeover: 5 Things To Consider When Setting This Year’s Goals
• How to Write a Personal Mission Statement to Make 2008 Your Best Year Ever

Getting Things Done

"It's possible for a person to have an overhealming number of things to do and still function productively with a clear head and a positive sense of relaxed control."

David Allen in Getting Things Done

Como a maioria dos mortais, quer o admitam ou não, para mim o início de um novo ano é sempre marcado por um rodopio incessante de ideias. 2005, nesse aspecto, foi um ano igual aos outros.

Essas ideias passaram a projectos que iriam revolucionar a minha vida e trazer-me "realização profissional", "rios de dinheiro", "o amor da minha vida" e uma "saúde de ferro". Enfim, os pilares convencionais de uma “vida feliz” na sua visão mais idílica da sociedade ocidental. Escusado será dizer que a concretização do sonho foi no máximo residual, mas algo mudou…

O Sistema

Contrariamente a anos anteriores em que as ideias rapidamente se desvaneceram por falta de um enquadramento funcional que as permitisse pôr em prática, 2005 foi o ano em que lentamente (muito lentamente mesmo…) comecei adoptar o “sistema de gestão de tempo” Getting Things Done (GTD) .

Quem não conheça o GTD e olhe para a capa do livro que lhe dá forma, e ilustra este artigo, rapidamente chega à conclusão que eu aderi a uma seita evangélica ou algo similar. Sendo agnóstico convicto e muito pouco permeável a teorias de auto-ajuda, esse seria um cenário pouco provável.

Conheci o GTD através de blogs de profissionais da minha área que tinham encontrado neste sistema uma solução para problemas de organização similares aos meus. Caso não tivesse essa opinião avalizada penso que nunca teria pegado num livro que tem como sub-título How to Achieve Stress-Free Productivity...

A pedra de toque deste método consiste em libertar o cérebro do que o seu criador, David Allen, designa de open loops, que basicamente são todo o tipo de tarefas que temos de fazer no dia-a-dia e que ainda não colocámos num sistema em que confiemos. O corolário da eliminação dos open loops é uma diminuição do stress e um aumento da produtividade.

Esquema do workflow traduzido e adaptado do Getting Things Done

As 5 Fases para Dominar o Workflow

Entre os open loops e a realização concreta das tarefas existem 5 fases que apresentarei de seguida. Antes fica um “aviso à navegação”: no “papel” o sistema é um pouco massudo e por vezes difícil de compreender; apenas com a prática se percebe realmente a sua “mecânica” e mais-valias.

1ª Recolha do stuff

Recolha de todas as “coisas” que entraram no nosso "mundo psicológico ou físico" e que não pertencem ao sítio onde se encontram e para as quais ainda não definimos um resultado desejável nem a próxima acção a empreender (ex: ideias, emais, facturas, etc.).

2ª Processamento dos itens recolhidos.

Definir cada um dos itens e decidir se estes são accionáveis e agir em conformidade.

Se um item não for accionável nesse momento, poderá ter três destinos diferentes:

• Ser deitado fora, caso não seja necessário.
• Posto em "incubação", caso possa ser accionável no futuro.
• Arquivado num sistema de materiais de referência.

Caso seja accionável é necessário responder a duas questões:

• Qual o projecto em que se insere?
• Qual é a próxima acção necessária?

Após ser definida essa acção, existem três opções:

• Fazê-la (caso o tempo de execução seja inferior a dois minutos).
• Delega-la (caso o tempo de execução seja superior a dois minutos devemos questionar-nos se somos mesmo a pessoa para fazer essa acção, caso não sejamos devemos delega-la).
• Deferi-la (caso a acção demore mais de dois minutos a executar, e sejamos a pessoa indicada a fazê-la, devemos deferi-la para a fazer noutra altura).

3ª A Organização objectiva das decisões tomadas no Processamento.

Pessoalmente não faço uma separação rígida entre estas duas fases, e faço o processamento e organização dos itens de forma contínua.

Já expliquei as opções a tomar com os itens não accionáveis, para gerir os itens accionáveis é necessária uma lista de projectos, um sistema de materiais de referência, um calendário, uma lista de "lembretes" (destesto esta palavra) das próximas acções e uma lista de "lembretes" (mas detesto mesmo!) sobre as "coisas" de que estamos à espera para poder tomar decisões.

4ª Revisão

A revisão cíclica do sistema garante o grau de confiança que podemos ter nele e é fundamental ao seu sucesso.

5ª A Execução das tarefas

O objectivo do método. Uma boa implementação do sistema facilita a escolha das tarefas mais adequadas a cada contexto espacial e temporal.

Próxima Acção

"A journey of a thousand miles begins with a single step."

Confucius

O princípio da próxima acção é simultaneamente o trigger do método e o boost que lhe confere a dinâmica.

A ideia é dividir um projecto (tudo o que seja mais do que uma acção / tarefa é considerado um projecto) em várias acções físicas, estando sempre identificada a próxima acção a empreender.

Um projecto, por maior e mais complexo que seja, nunca é pensado como uma tarefa hercúlea, impossível de alcançar, mas sim como um conjunto de pequenas tarefas que se vão realizando pouco a pouco.

O pensar um projecto como um conjunto de acções / tarefas sequenciais foi fundamental para vencer a inércia em relação a alguns dos projectos em que trabalho presentemente ou que finalizei nos últimos dois anos e meio. É lógico que já aplicava este princípio na organização das partes estruturantes de "grandes projectos" antes de aderir ao GTD, mas é o levar deste conceito ao extremo e aplica-lo a todo o tipo de projectos que faz a diferença.

“Ferramentas”

OmniFocus

GTD é agnóstico em relação ao hardware e software que usamos para o implementar, pessoalmente, e como sou utilizador de Mac, uso o OmniFocus (ainda em alpha privada) e o Quicksilver para a gestão de listas de projectos e próximas acções, e o iCal como calendário, mas quem usar outras plataformas, ou não gostar destas ferramentas encontra uma vasta panóplia de alternativas (Hipster PDA , GTDTiddlyWiki, GTDGmail, etc.).

Implementação

Como qualquer sistema, seja ele de que natureza for, o GTD deve ser interpretado com um espírito crítico aguçado e algum humor. Aconselho que tenham essa postura desde a implementação, adaptando o sistema ao vosso estilo de vida e não o contrário.

O sistema que implementei está longe de ser um cópia fiel do que David Allen propõe, até porque o GTD é manifestamente mais orientado para executivos do que para profissionais criativos. Para além disso, jamais teria paciência para fazer o setup do sistema da forma que é sugerida no livro, i.e., dois dias seguidos de labuta intensa, sem distracções. Estando permanentemente em "modo multi-tarefa", por mais que me digam que tal não é produtivo, e sendo avesso a tarefas repetitivas, associo a ideia desses dois dias seguidos a implementar o método a uma linha de montagem a executar a mesma tarefa vezes sem conta…

A integração do GTD no meu dia-a-dia foi gradual e com múltiplos recuos e adaptações ao contexto específico da minha actividade pessoal e profissional.

Por exemplo, a revisão semanal do sistema é fundamental para garantir o seu bom funcionamento. Normalmente o período temporal em que teria mais disponibilidade para realizar esta revisão seria entre sexta à noite e sábado de manhã, mas como conciliar a revisão com a cabeça pesada depois de uma noite de copos com os amigos?! Aqui entra o famoso desenrascanço que nos caracteriza e acabo por fazer uma revisão apenas aos projectos mais importantes para a semana seguinte.

Dependência

Para além do necessário ajustamento do método ao estilo de vida de cada um, aconselho vivamente que o questionem a cada momento, e não o aceitem acriticamente. Quero com isto dizer que o GTD existe para nos ajudar na nossa organização e gestão de tempo e não para nos tornar fanáticos da produtividade, e passarmos mais tempo a planear minuciosamente os projectos que temos em mão do que a trabalhar neles.

As teorias da produtividade são viciantes, e é necessário questionar continuamente se o tempo que "perdermos" com elas nos dá mais-valias reais ao nosso dia-a-dia.

Síntese

O GTD é um sistema que pode ter um papel significativo no aumento da produtividade, mas a sua utilização deve ser ponderada com uma grande dose de bom senso.

No meu caso, conjuntamente com a minha conversão a Mac, foi um dos pilares da minha produtividade ter aumentado exponencialmente nos últimos dois anos e meio.

Experimentem!

Links Úteis

• Getting Things Done (Livro)
• Getting Things Done (Audiobook)
• Getting started with “Getting Things Done"
• OmniFocus
• Kinkless GTD
• Quicksilver

Update: Após a publicação deste artigo o David Allen fez uma apresentação no Google que é uma excelente introdução ao GTD.